صفر تا صد درباره دفتر فنی
وظایف دفتر فنی در پروژه های عمرانی چیست؟
پیش تر با مهارت های لازم برای کار در دفتر فنی آشنا شدیم و دانستیم که در هر پروژه و در تمامی مراحل، از مرحله بستن قرارداد تا تحویل پروژه، واحد دفترفنی وظایف خاص و مهمی را در پروژه بر عهده دارد که برای برآورده ساختن هر نیازی در پروژه به‌صورت مستقیم و یا غیرمستقیم با این واحد درگیر خواهیم بود. حال در این مقاله جامع به بررسی کامل نقش دفتر فنی در پروژه، وظایف سرپست دفتر فنی، وظایف کارشناس کنترل پروژه و … می پردازیم. پس همراه ما باشید.
1. جایگاه سازمانی دفتر فنی پروژه
دفترفنی مغز و هدایتگر اصلی پروژه است و بالطبع مسئولیت سنگینی از مجموعه فعالیت های عمرانی را بر دوش دارد. از لحاظ جایگاه سازمانی، دفترفنی زیر نظر مدیر پروژه در هماهنگی با رئیس کارگاه قرار دارد و طبعاً احاطه کامل به نقشه‌ها، مدارک پیمان، شرایط عمومی و خصوصی، فهرست مقادیر و آحاد بها از جمله توانایی‌های کیفی دفترفنی محسوب می شود.
افراد شاغل در بخش دفترفنی در دو بخش دفترفنی مرکزی یا دفترفنی پروژه کار می کنند. در بخش دفترفنی مرکزی شما با تمام پروژه‌ها سروکار دارید و باید تمام کارهای دفترفنی های پروژه‌ها را بررسی کنید، در مناقصه‌ها شرکت کنید و پیشنهاد قیمت بدهید. در دفتر فنی پروژه، شما فقط کارهای دفترفنی آن پروژه را انجام می‌دهید؛ کارهایی از جمله صورت وضعیت نویسی، صورتجلسه کردن کارکردها، مستندسازی ازبیلت‌ها و …
2. نقش دفتر فنی در پروژه
متصدیان این شغل، انجام امور مربوط به فعالیت‌های بخش‌های مختلف متره و برآورد که شامل محاسبه مقادیر اقلام کار، سنجش و برآورد میزان مصالح و نیروی انسانی، ابزار و ماشین‌آلات و حمل‌ونقل و به‌طورکلی هزینه و اعتبارات مالی و زمان موردنیاز جهت انجام پروژه و برنامه‌ریزی جهت استفاده بهینه از منابع موجود، همچنین برآورد و اندازه‌گیری مقادیر مصالح، نیروی انسانی، ابزار و ماشین‌آلات و حمل‌ونقل و زمان صرف شده در پایان پروژه‌ها و تهیه گزارش‌ها و تکمیل فرم‌های مربوطه و ارائه تحلیل‌های لازم در هر مورد، کار با نرم‌افزارهای متره و برآورد، مشارکت در تهیه مناقصه و نظایر آن در پروژه‌های گوناگون است را تحت نظارت مافوق سازمانی برعهده دارند.
یکی از ویژگی‌های مهم مهندس مترور دقت بالا آن است یک مهندس مترور باید از تمام اتفاقات اجرای پروژه آگاه باشد و دقت لازم را داشته باشد تا به پروژه ضررهای مالی بر نخورد. یکی از مهارت‌های ضروری یک مهندس مترور ساختمان مهارت نقشه‌خوانی باید باشد، به دلیل اینکه یکی از اولین اقدامات بعد از ورود به یک پروژه ساختمانی برسی تمام نقشه‌های ساختمانی و اعلام نظر خود به کارفرما می‌باشد.
1.2. ابتدای پروژه
کار دفترفنی در بخش کارفرما، مشاور و پیمانکار از همان اول کار آغاز می شود و تا مراحل پایانی پروژه ادامه دارد. در این مرحله مهم‌ترین مهارت‌هایی که باید یک مهندس دفترفنی داشته باشد، توانایی نقشه‌خوانی، آنالیز قیمت، تسلط کامل روی فهارس بها، آشنایی با طریقه شرکت در مناقصات، متره و برآورد، آشنایی کامل با موافقت‌نامه، شرایط عمومی و شرایط خصوصی پیمان می‌باشد.
متره عبارت است از محاسبه احجام و اندازه‌گیری مقادیر مصالح موردنیاز برای اجرای یک پروژه یا محاسبه مقادیر مصالح به‌کاررفته و مصرف شده در یک پروژه اجراشده؛ به عبارتی ساده، متره یعنی محاسبه مقادیر عملیات اجرایی که این مقادیر می‌تواند از جنس مختلف بوده و واحدهای متفاوتی نیز داشته باشند. معمولاً این نوع محاسبات و تحلیل‌ها، در یک سری جدول‌های خاص انجام می‌گیرد که جداول برآورد ریالی و احجام پروژه‌ها و یا همان جدول‌های صورت وضعیت شامل جدول ریز متره، خلاصه متره و جداول بخش مالی که مربوط به بحث برآورد می‌گردد است نامیده میشود.
ریزمتره محاسبه مقدار عملیات انجام شده بر اساس تعریف فهرست‌بها می باشد. در خلاصه متره پس از انتقال کلیه ردیف‌های متره شده برای یک آیتم، جمع کل آن آیتم در ردیف مربوطه نوشته میشود. پس از تنظیم خلاصه متره صورت وضعیت مالی تهیه میشود یعنی مقادیر بر واحد بهای هر آیتم ضرب شده و در مجموع جمع کارکرد آن آیتم به دست می‌آید. افرادی که این نوع محاسبات را انجام می‌دهند، مترور نامیده می‌شوند. یک مترور باتجربه و کارآمد، علاوه بر اینکه در نقشه‌خوانی و شناخت مصالح نوین و سنتی و تجهیزات و ابزارآلات ساختمانی و مرتبط با آن تسلط کامل دارد، باید درک خوبی از روش‌های ساخت‌وساز و هزینه این روش‌ها داشته باشد. انواع متره را می‌توان به دو دسته کلی زیر تقسیم‌بندی کرد:
متره بسته
در این روش متره عملیات اجرایی، مقادیر و اوزان مصالح را باتوجه‌به واحدهای واقعی هر یک از اقلام کار، از روی نقشه‌ها و اسناد پیمان محاسبه و متره نموده و در جدول‌های مخصوص متره و برآورد وارد می‌نمایند. سپس مقادیر به‌دست‌آمده را در قیمت‌های واحد پایه (معمولاً از فهرست‌بهای واحد پایه رشته مربوط استخراج میشود) ضرب نموده تا قیمت هر آیتم به دست آید. از روی جمع جبری قیمت آیتم‌ها، قیمت خالص پروژه حاصل میشود. اگر به این قیمت، ضرایب مربوطه (ضریب بالاسری، هزینه ثابت تجهیز و برچیدن کارگاه، ضریب پلوس یا مینوس پیمانکاران و یا مهندسان مشاور، ضریب منطقه‌ای، ضریب ارتفاع، ضریب طبقات، ضریب سختی کار) ضرب و یا اعمال شود، قیمت کل پروژه به دست می‌آید.
متره باز (تجزیه بها یا آنالیز بها)
ازآنجاکه پروژه‌ها معمولاً با طیف وسیع چندین مرحله عملیات اجرایی و روند روبه‌رشد تنوع مصالح و تجهیزات و کالاها در زمان ساخت روبه‌رو هستند، و از طرفی این گستره عملیاتی و تجهیزاتی گاه در ردیف‌های فهرست‌بهای سازمان برنامه وبودجه تعریف نشده است، لذا بحث ارائه قیمت خدمات یا لوازم خریداری شده از سوی پیمانکار به واحد نظارت مطرح میشود که معمولاً پس از بررسی واحد نظارت به تأیید کارفرما نیز می‌رسد.
در مورد خدمات، قیمت‌های پیشنهادی پیمانکار (تحت عنوان قیمت‌های جدید) می باید به همراه آنالیز عملیات انجام شده باشد که اساس آن، تعریف و به‌تصویب‌رساندن مبانی دستمزد نفرساعت کارگر ساده و متخصص بر مبنای حقوق و مزایای تعریف‌شده رسمی اداره کار با سایر مزایای قانونی می‌باشد. این مبانی پس از تصویب کارفرما، مبنای آنالیز بهای سایر عملیات انجام شده ی خارج از ردیف‌هایی قرارداد، با اعمال ضرایب توافقی قرار خواهد گرفت.
برآورد هزینه اجرا و مدت‌زمان لازم برای اجرای یک پروژه (با استناد به منابع انسانی، ماشین‌آلات و مصالح و شاخص‌های اندازه‌گیری علمی و تجربی هر یک از این موارد) بدون استفاده از تجزیه بها امکان‌پذیر نیست و هر چه تجزیه بهای مورداستفاده از نظر مصالح و نیروی انسانی و ماشین‌آلات موردنیاز به واقعیت نزدیک‌تر باشد، به همان میزان برآورد اولیه به هزینه اجرایی پروژه نزدیک‌تر خواهد بود.
در این روش، کلیه کارها و مقادیر محاسبه شده از روی جداول متره محاسبه و برای هر کار تجزیه بهای مربوطه انجام می‌گیرد. البته قطعاً داشتن تجربه اجرایی برای اینکه متوجه شوید نقشه‌ها یا زمان‌بندی‌های اجرایی واقعاً عملی هست یا نه، بسیار بااهمیت است.
1.1.2. دفترفنی کارفرما یا مشاور
دفترفنی بخش کارفرما ابتدا باید برآوردی از هزینه انجام کار، مقدار هر فعالیت در کار و مدت اجرای کار ارائه دهد. محاسبه هزینه اجرای کار که بر اساس مقادیر به‌دست‌آمده (متره) و هزینه‌های واحد مربوط به هر یک از اجزای کار صورت می‌گیرد. یکی قبل از اجرای پروژه برای تعیین و پیش‌بینی بودجه پروژه جهت اجرا و دومی در مرحله حین اجرای پروژه است که معمولاً در قالب صورت وضعیت مطرح میشود. کارفرما می‌تواند بخشی از این وظایف یا کل آن را به یک مشاور بسپارد. معمولاً این مرحله بعد از اینکه کلیات اجرای عملیات مشخص شد و طراحی‌های اولیه انجام شد آغاز میشود. برآوردهای ریالی بر اساس طراحی‌های انجام شده، مراحل کار، حجم کار و مدت اجرا انجام میشود. بعد از اینکه کارفرما یا مشاور برآورد را انجام داد از پیمانکاران برای حضور در مناقصه دعوت می‌کند.
2.1.2. دفترفنی پیمانکار
دفتر فنی پیمانکار باید برآوردی که دفتر فنی مشاور یا کارفرما انجام داده را بررسی کند. دفتر فنی پیمانکار باتوجه‌به آنالیز اطلاعات مناقصه از جمله قیمت، زمان و حجم کار و باتکیه بر توان اجرایی، مالی و ماشین‌آلاتی که در اختیار دارد نظر خود را برای شرکت در این مناقصه اعلام می‌کند و قیمت پیشنهادی خود را ارائه می دهد. این مرحله یکی از مهم‌ترین مراحل برای شرکت‌های پیمانکاری است زیرا اشتباهات کوچک در این مرحله می‌تواند خسارت‌های جبران‌ناپذیری را به شرکت وارد کند. از جمله اقداماتی که دفترفنی پیمانکار در شروع پروژه باید انجام دهد می توان به موارد زیر اشاره کرد:
• تهیه مدارک و مستندات مناقصه
• آنالیزبها
• پیشنهاد قیمت
• تهیه تضامین شرکت در مناقصه طبق اسناد مناقصه
• پیگیری نتیجه مناقصه و در صورت برنده شدن پیگیری ابلاغ نامه برنده شدن در مناقصه و در صورت برنده نشده پیگیری دلایل برنده نشدن در مناقصه
• و…
2.2. حین اجرای پروژه
در این مرحله توانایی‌های بالایی نیاز هست. توانایی‌هایی از جمله گزارش‌نویسی، تسلط به بحث تعارضات و دعاوی، آشنایی کامل با موافقت‌نامه، شرایط عمومی و خصوصی پیمان، متره و برآورد، نقشه خوانی و حتی نقشه کشی شما را به یک دفترفنی خوب تبدیل می‌کند. قطعاً تجربه در این کار به شما کمک زیادی می‌کند ولی مهارت‌های بالا لازمه حضور در این بخش از پروژه‌ها می باشد.
1.2.2. دفترفنی پیمانکار
بعد از اینکه پیمانکار توانست مناقصه را برنده شود دفترفنی پیمانکار وارد مرحله عملی انجام پروژه میشود. دفتر فنی پیمانکار در این بخش کارهای متعددی را انجام می‌دهد. یکی از مهم‌ترین کارها در این مرحله، مستندسازی پروژه و تهیه گزارش‌ها در بخش پیمانکار و بررسی آن ها در بخش مشاور و کارفرما است. این مرحله نیاز به‌دقت و نظم بالایی دارد. از مجموعه اقدامات گسترده ای که پیمانکار در این مواقع موظف به انجام آن است می توان موارد زیر را نام برد:
• تهیّه و تنظیم گزارش ماهیانه براساس مستندات و دفاع از آن
• بروزرسانی برنامه زمانبندی و محاسبه گزارش پیشرفت فیزیکی واقعی پروژه به صورت ماهیانه
• تهیّه و تنظیم برنامه زمانبندی بر اساس تاخیرات مجاز پروژه و دفاع از آن جهت تصویب نهایی و ابلاغ توسط کارفرما
• تهیه اردرها و گرفتن امضاء های مربوطه و تهیه و تنظیم صورتجلسات کارگاهی احجام با امضای نظارت، انجام مکاتبات مربوطه، پیگیری دستورکارها، ابلاغیه ها و…
• تهیه صورتجلسات کارگاهی احجام.، مکاتبات، دستورکارها، ابلاغیه ها و…
• بررسی و پیگیری مکاتبات مربوطه، دستورکارها، ابلاغیه ها و…
• تهیه گزارش جهت موارد اختلاف ادعای پیمانکار و نظارت و دلایل اختلاف برای هر صورت وضعیت
• و…
2.2.2. دفترفنی کارفرما یا مشاور
کار اصلی دفترفنی کارفرما و مشاور پروژه در حین اجرای کار بررسی این موارد است. مشاور باید نحوه اجرای صحیح کار، مدت اجرای کار، هزینه‌هایی که پیمانکار در قالب صورت‌وضعیت‌ها ادعا می‌کند انجام داده را بررسی و برای تأیید نهایی به کارفرما ارسال کند.
3.2. تحویل پروژه
در این مرحله نیز دفتر فنی عمران شرح وظایف خاصی دارد و باید کارهای مهمی را انجام دهد. در این مرحله هم مانند مراحل قبلی مهارت هایی از جمله گزارش نویسی، تسلط به موافقت نامه، شرایط عمومی و خصوصی، تسلط به بحث تعارضات و دعاوی، متره و برآورد می‌تواند به شما کمک شایانی کند. هر آنچه که پیمانکار در اجرای پروژه هزینه کرده و از طریق صورت وضعیت موقت به تایید مهندس مشاور و کارفرما رسانده، علی الحساب بوده و کارفرما می تواند مقدار آن را در صورت وضعیت قطعی کم یا حتی حذف کند. پس از اینکه پیمانکار کارهای انجام شده موضوع پیمان را انجام داد و به تایید مهندس مشاور پروژه رسید، پروژه را تحویل کارفرما می دهد و صورتجلسه تحویل موقت توسط اعضا هیأت تحویل موقت تنظیم و ابلاغ می شود.
پیمانکار طبق ماده ۴۰ شرایط عمومی پیمان باید حداکثر تا یک ماه پس از تاریخ تحویل موقت، صورت وضعیت قطعی کارهای انجام شده را تنظیم کند. این صورت وضعیت بدون منظور کردن مصالح پای کار و بر اساس صورتجلسات، نقشه ها و سایر اسناد و مدارک پیمان برای رسیدگی به مهندس مشاور تسلیم می شود. اگر پیمانکار نسبت به نظر کارفرما اعتراضی داشته باشد در هر دو حالتی که صورت وضعیت قطعی را امضا کرده باشد یا نکرده باشد، اعتراض خود را حداکثر ظرف مدت یک ماه از تاریخ وصول صورت وضعیت قطعی با ارائه دلیل و مدرک، به اطلاع کارفرما می رساند.
کارفرما حداکثر ظرف مدت یک ماه از تاریخ وصول نظر پیمانکار، به موارد اعتراض رسیدگی می کند و قبول یا رد اعتراض ها را به پیمانکار اعلام می کند. پیمانکار می تواند برای تعیین تکلیف آن قسمت از اعتراض خود که مورد قبول کارفرما واقع نمی شود طبق ماده ۵۳ شرایط عمومی پیمان (حل اختلاف) اقدام کند. در صورتی که پیمانکار ظرف مدت تعیین شده به صورت وضعیت اعتراض نکند صورت وضعیت قطعی از طرف پیمانکار قبول شده تلقی می شود.
در این مرحله دفتر فنی پیمانکار باید صورت‌وضعیت‌های قطعی را تهیه و تنظیم کند و تحویل مشاور یا کارفرما دهد. در زمان تحویل باید مدارک تحویل موقت و قطعی را تهیه و تنظیم کند و در اختیار مشاور و کارفرما قرار دهد.
1.3.2. دفتر فنی پیمانکار
در بخش مشاور و کارفرما هم بررسی موارد بالا کار اصلی دفتر فنی است و باید با دقت تمام این اطلاعات را بررسی کنند تا کارفرما بدون نقص پروژه انجام شده را تحویل بگیرد.
3. جایگاه های شغلی دفتر فنی پروژه
یک دفترفنی از تخصص‌های متنوعی تشکیل شده‌اند، از جمله مهندسین عمران، نقشه‌بردار، تکنسین‌های موردنیاز و البته کارشناس کنترل پروژه. واضح است که حضور افراد با تخصص‌های گوناگون مسئولیت‌های متنوعی را نیز برای این واحد به ارمغان آورده است، مطالعه نقشه‌های پروژه، بررسی و تعیین نقاط ضعف آنها، تهیه نقشه‌های شاپ درائینگ، ثبت‌اسناد، تنظیم پرونده‌های موردنیاز پروژه و ….
شما می توانید باتوجه‌به علاقه و توانایی های فنی و مهندسی خود در هر یک از پست‌های مختلف در دفترفنی مشغول به کار شوید:
• سرپرست دفتر فنی پروژه
• کارشناس امور پیمان
• کارشناس امور قراردادها و صورت وضعیت
• کارشناس DCC
• کارشناس کنترل پروژه
• کارشناس BIM
• کارشناس تخصصی معماری، تاسیسات الکتریکی و تاسیسات مکانیکی
• نقشه بردار پروژه
• رابط دفتر فنی و واحد اجرایی(QC)نمودار 2- جایگاه‌های شغلی دفتر فنی پروژه
در چارت فوق هر یک از واحدها می تواند متشکل از یک یا چند نیرو باشد. وظایف تفصیلی دفاترفنی در کارگاه به شرح زیر ذکر می‌گردد:
• دریافت پیشنهادهای اصلاحی و پیشگیرانه در حوزه مدیریت
• استقرار سیستم منظم بایگانی و بروز نگه داشتن آن
• همکاری با مدیر پروژه و رئیس کارگاه
• ارائه کلیه خدمات فنی برای واحد نقشه‌برداری، اجرایی و کنترل پروژه
• تنظیم دستورکارها، صورتجلسات، آنالیز قیمت های جدید، و صورت وضعیت های موقت و قطعی بر اساس شرایط پیمان
• بررسی نقشه‌ها، اعلام مغایرت‌ها، برآورد مصالح و اجرایی کردن آنها برای استفاده در واحد اجرایی کارگاه
• تأیید صورت وضعیت پیمانکاران جزء و تنظیم قرارداد با آنها، با هماهنگی سرپرست کارگاه
• تهیه نقشه‌های چون ساخت و نقشه‌های کارگاهی
• بررسی دائمی روش‌های کلی انجام کار برای کسب بازدهی بالاتر، کاهش هزینه‌ها و اجرای مطلوب‌تر روش‌ها
در ادامه به بررسی جایگاه‌های شغلی دفترفنی، وظایف، سابقه کار موردنیاز و حقوق تقریبی هر یک از آن ها می پردازیم.
1.3. سرپرست دفتر فنی پروژه
یکی از جذاب ترین زمینه‌های شغلی برای یک مهندس عمران فعالیت به‌عنوان سرپرست دفترفنی در پروژه‌های عمرانی می‌باشد. این سمت باوجود داشتن جذابیت، حساسیت و اهمیت زیادی دارد. در کنار تمام پیش‌نیازهای لازم، یکی از ملزومات فعالیت به‌عنوان سرپرست دفترفنی در دفاتر فنی واحدهای پیمانکاری، مهندسین مشاور و کار فرماها تسلط کافی به دستورالعمل‌ها و بخشنامه های ابلاغی مرتبط توسط سازمان برنامه و بودجه و ارگان های ذی ربط می‌باشد؛ درک صحیح و تفسیر درست محتوای دستورالعمل‌ها و بخشنامه های مذکور یک مهارت محسوب میشود. هراندازه سرپرست دفترفنی توانایی بالایی در استفاده و پیاده کردن این دستورالعمل‌ها و بخشنامه‌ها در پروژه‌های زمینه فعالیت خود داشته باشد به همان اندازه کار خود را با تخصص بالاتری دنبال خواهد کرد و به تبع آن می‌تواند در سمت سرپرست دفترفنی فعال بوده و درآمد بالایی را کسب نماید.
از وظایف سرپرست دفترفنی می توان به موارد زیر اشاره کرد:
1.1.3. برنامه ریزی خط مشی های فنی و کارسازی مفید
اگر امور اجرایی کارگاه را به بازوهای یک بدن تشبیه کنیم، آنگاه دفتر فنی مغز و برنامه‌ریز آن خواهد بود؛ لذا برنامه‌ریزی‌های فنی از حیث تقدم و تأخر زیر پروژه ها، خط‌مشی های اجرایی پس از قیاس مالی و فنی عملیات اجرایی و … به عهده دفترفنی می‌باشد. علاوه بر این، برنامه‌ریزی و کارسازی مفید برای حصول بهترین بازده بر عهده سرپرست دفتر است. معمولاً تعیین این خط مشی ها بر اساس آنالیز، تجزیه و تحلیل قیمت‌های دریافتی و پرداختی بر اساس منابع تخصیص یافته، و در نظر گرفتن موارد و جوانب کلی تر کارگاه انجام میشود.
2.1.3. ارائه گزارشات لازم به مدیران ارشد پروژه
از دیگر وظایف سرپرست دفترفنی تهیه و ارائه گزارش‌های پروژه به مدیران ارشد است و یکی از اثر‌بخش‌ترین فعالیت‌های دفترفنی پروژه محسوب میشود، در واقع گزارش‌ها می‌تواند خروجی اصلی فعالیت‌های پیشین باشد.
از طریق این گزارش‌ها است که مدیران در جریان روند اجرایی پروژه، موانع و مشکلات آن قرار خواهند گرفت. گزارشاتی که تهیه میشود شامل موارد زیر است:
• گزارش‌های ادواری روزانه، هفتگی و ماهانه از پروژه
• گزارش‌های مربوط به کنترل کیفیت
• گزارش‌های مربوط به پیشرفت پروژه و زمانبندی
• گزارش مستندات ایجاد‌شده
• گزارش تأخیرات به وجود آمده
• گزارش تغییرات
• گزارش عملکرد پیمانکاران جزء
• گزارش راندمان منابع نیرو انسانی و ماشین‌آلات
• گزارش مصالح مصرف‌شده و موردنیاز
• گزارش هزینه و درآمد فعالیت‌ها طبق قرارداد
• گزارش پیش‌بینی هزینه، درآمد، زمان و منابع موردنیاز
• گزارش دعاوی و تعارضات ایجاد‌شده
3.1.3. کنترل بایگانی و خروجی‌های دفتر فنی پروژه
به سبب حجم زیاد کار دفاتر فنی، اعمال کنترل بر خروجی‌ها در هر قالب که باشند، امری لازم است. این کنترل‌ها بهتر است خودکنترلی و کنترل شخص دوم را در برداشته باشند تا احتمال بروز اشتباه به حداقل کاهش یابد. مثالی هست که می‌گوید: اعتماد خوب است ولی کنترل بهتر است. علاوه بر کنترل‌های فوق، کنترل ماهانه بایگانی و آرشیوها نیز الزامی است.
4.1.3. سایر وظایف
• انتخاب آگاهانه نفرات متناسب با نیاز پروژه و مدیریت و کنترل همه موارد داخلی دفترفنی
• مدیریت روابط فنی با ارکان اصلی پروژه از جمله رئیس کارگاه و مدیر پروژه و سیستم مدیریت مرکزی
• مدیریت روابط فنی با نفرات اصلی دستگاه نظارت و کارفرما
• اعلام نظر در موارد اصلی فنی از جمله امور قراردادی مهم، تصمیم گیری های مهم پروژه و ….
• نظارت راهبردی بر حسن انجام عملیات اجرایی پروژه
2.3. کارشناس امور پیمان
باتوجه‌به اینکه دستورالعمل‌ها و بخشنامه‌ها دارای ادبیات و اصطلاحات منحصربه‌فردی هستند بنابراین لازم است که شما به عنوان کارشناس امور پیمان مهارت لازم برای درک درست مفاهیم و مفاد و همچنین کاربرد آنها را کسب نمایید تا بتوانید از عهده وظایف شغلی این سمت به‌خوبی برآیید. برای این منظور شما باید به‌صورت مستمر بخشنامه‌ها و دستورالعمل‌ها را به‌دقت مطالعه کنید. لازم نیست که ما به‌عنوان عوامل دفتر فنی تمام دستورالعمل‌ها و بخشنامه‌های ابلاغی را مطالعه کنیم، بلکه صرفاً فهرست‌بهای مبنای پروژه، بخشنامه‌های تخصصی مرتبط با زمینه فعالیت خودمان و یک سری بخشنامه‌های عمومی همچون آنالیز، تعدیل، سرجمع، دامنه مناسب‌ترین پیشنهاد قیمت و همچنین شرایط عمومی و خصوصی پیمان و … را به‌خوبی یاد بگیریم کافی است. شایان‌ذکر است که صرف مطالعه نمی‌توانیم این تسلط را کسب کنیم بلکه باید تلاش نماییم تا به‌صورت عملی آنها را به کار بریم.
اشرافیت بیشتر واحد دفتر فنی به محتوای بخشنامه‌های نافذ در قراردادها باعث خواهد شد تا به حقوق قانونی خود چه به‌عنوان پیمانکار، چه مشاور و چه کارفرما واقف باشیم و به‌درستی احقاق حق نماییم.
شایان‌ذکر است که باتوجه‌به ادبیات خاص دستورالعمل‌ها و بخشنامه‌ها، باوجود مطالعه دقیق گاهی اوقات در خصوص تعبیر و تفسیر محتوای آنها دچار سردرگمی می‌شویم که در این حالت بهترین راه‌حل ممکن برای رفع ابهامات پیش‌آمده استعلام از ارگان صادرکننده بخشنامه می‌باشد. همچنین یکی از مراجع خوب در خصوص ابهامات بخشنامه‌های ابلاغی سازمان برنامه‌وبودجه، قسمت «پرسش‌وپاسخ متداول» موجود در سایت نظام فنی و اجرایی کشور می‌باشد که در این بخش نیز می‌توانیم پاسخ برخی سؤالات خود را در خصوص بخشنامه‌ها پیدا کنیم.
نکته حائز اهمیت این است که یک کارشناس امور پیمان بایستی اطلاعات خود را بر اساس آخرین بخشنامه‌های ابلاغی مربوطه بروز نماید و لازمه این امر این است که به‌صورت مداوم با مراجعه به سایت نظام فنی و اجرایی کشور و ارگان‌های ذی‌ربط از آخرین وضعیت بخشنامه‌های ابلاغی اطلاع پیدا کرده و همواره تغییرات بخشنامه‌ها را دنبال نماید.
نمونه هایی از وظایف کارشناس امور پیمان در زیر آمده است که در ادامه به معرفی و بررسی برخی از آن ها پرداخته ایم:
1.2.3. تهیه صورت وضعیت
صورت‌وضعیت به معنای صورت کارکرد دوره‌ای یک پیمانکار است که کارکرد خود را در قالب جداول مخصوص، تسلیم دستگاه مشاور می‌کند. تهیه و بررسی صورت‌وضعیت‌های پیمان خدمتی است که در حین انجام و پایان پروژه‌های عمرانی انجام می‌گیرد. پیمانکاران طی دوره‌های مشخص وضعیت کارکرد خود مطابق قرارداد منعقد شده را در قالب صورت وضعیت ارائه می‌نمایند. ارائه صورت وضعیت می‌بایست با ارائه اسناد کارکردی همراه شود. این بخش از پروژه‌های عمرانی همواره یکی از چالش‌برانگیزترین بخش‌های اجرایی مابین کارفرما و پیمانکار است. در ادامه انواع صورت وضعیت به‌صورت مختصر آورده شده است و همچنین می‌توانید برای کسب اطلاعات بیشتر در زمینه صورت وضعیت نویسی به مقاله آموزش صورت وضعیت نویسی مراجعه کنید.
صورت وضعیت‌های موقت ماهانه
در هنگام اجرای عملیات پروژه معمولاً در آخر هر ماه شمسی، پیمانکار وضعیت کلیه کارهایی که از شروع پروژه تا آخر آن تاریخ انجام داده و همچنین وضعیت مصالح و تدارکات لازم برای اجرای پروژه که در پای‌کار موجود است، تعیین و بر اساس نرخ‌های منضم به پیمان تقویم می‌نماید.
صورت‌وضعیت‌های موقت ماهیانه که بدین ترتیب تنظیم گردیده و دارای امضای نماینده پیمانکار و مهندسان مشاور است، پس از بررسی، به کارفرما تسلیم شده و کارفرما پس از رسیدگی و کسر کلیه کسورات قانونی باقی‌مانده را به‌صورت چک به پیمانکار پرداخت می‌کند.
معمولاً این کسورات قانونی عبارت‌اند از:
• جمع وجوهی که بابت صورت‌وضعیت‌های موقت ماهانه قبلی پرداخت شده است
• ده درصد بابت کسور حسن انجام کار
• اقساط پیش‌پرداخت
• علی‌الحساب بیمه، مالیات، عوارض شهرداری و غیره
• اقساط بهاء مصالح و لوازم تجهیزات تحویلی، از طرف کارفرما به پیمانکار
• هرگونه جرایم احتمالی، طبق مفاد شرایط عمومی پیمان
• کسورات متفرقه دیگر که بر اساس مفاد شرایط عمومی پیمان، بر عهده پیمانکار است
بنابراین صورت وضعیت موقت، شامل برآورد کارهای انجام شده تا آن تاریخ به‌علاوه مصالح پای‌کار می‌باشد. مقادیر گفته شده در صورت وضعیت موقت، جنبه علی‌الحساب داشته و مقدار واقعی آن، در صورت وضعیت قطعی مشخص میشود؛ البته نوع ردیف گفته شده، جنبه قطعی دارد.
صورت وضعیت ماقبل آخر
چون تهیه صورت وضعیت قطعی و رسیدگی به آن، مدت‌زمان زیادی به طول می‌انجامد، بنابراین برای دریافت هزینه عملیات باقی‌مانده، باید قبل از صورت وضعیت قطعی، یک صورت وضعیت تا حدودی واقعی در اواخر کار، شامل کارکرد کلیه عملیات از اول تا آخر پروژه تهیه شود و مبلغ آن صورت وضعیت نزدیک به مبلغ صورت وضعیت قطعی خواهد بود.
صورت وضعیت قطعی
به‌محض آنکه تحویل موقت کلیه کارها انجام گرفت پیمانکار اقدام به اندازه‌گیری و تهیه صورت وضعیت قطعی کارهای انجام شده خواهد کرد. مقادیر و ارقامی که در صورت وضعیت قطعی منظور می‌گردد، به‌تنهایی قاطع خواهد بود و یکی از مأخذ تسویه قطعی پیمانکار خواهد شد اگرچه بین آنها و مقادیر یا ارقامی که در صورت‌وضعیت‌هایی موقت منظور گردیده، اختلافاتی وجود داشته باشد.
در این صورت وضعیت، اگر اشتباهی رخ دهد، غیرقابل‌برگشت خواهد بود؛ بنابراین باید دقت کافی نمود که کلیه دستورکارها و صورتجلسات، ضمیمه صورت متره ها شود.
صورت وضعیت تعدیل
در پروژه‌های عمرانی بالاخص در کشور ما پیش می‌آید که به دلیل تورم پیمانکاران نمی‌توانند با همان قیمت اولیه که در قرارداد ذکر شده است کار را انجام دهند و به پایان برسانند، یا باید از سود خود کم کنند و در حالتی نیز ممکن است پروژه را با ضرر ادامه دهند و به دلیل افزایش قیمت‌های زیاد (گاهی دوبرابر شدن قیمت‌ها در فاصله چند ماه) ضرر زیادی مخصوصاً به پیمانکاران وارد میشود. از سال‌های ابتدایی که فهرست‌بها مبنای قیمت دهی و انجام پروژه‌های عمرانی قرار گرفت و بالا و پایین شدن قیمت‌ها و این تلاطم و برهم‌خوردن تعادل پیش‌آمده باعث شد نیاز به تعدیل احساس شود.
در سال ۵۹ و ابتدا نحوه محاسبه تعدیل را در شرایط عمومی پیمان مربوط به همان سال قرار دادند و پس از گذشت چندین سال استفاده از آن نحوه محاسبه تعدیل در بخشنامه جداگانه ای قرار گرفت و پروژه‌های فهرست بهایی در دستورالعمل جداگانه‌ای به نام بخشنامه تعدیل نحوه محاسبه تعدیل را مشخص کردند و در دفترچه‌ای به‌صورت جداگانه نحوه محاسبه تعدیل را با حل مثال تشریح کردند. تهیه متره و برآورد بر اساس قیمت روز و محاسبه ضریب تعدیل با استفاده از آیین‌نامه‌ها و بخشنامه‌های که توسط سازمان برنامه‌وبودجه منتشر می‌گردد، از دیگر مواردی است که در حوزه خدمات متره و برآورد قرار می‌گیرد.
در واقع باتوجه‌به نوسانات قیمت‌ها ناشی از تورم لازم است قیمت‌های یک پروژه عمرانی که بر اساس فهرست‌بهای مشخصی تنظیم شده است، به‌روزرسانی می‌گردد. برای کسب اطلاعات بیشتر در زمینه تعدیل و نحوه آن می‌توانید به مقاله نحوه محاسبه ضریب تعدیل مراجعه نمایید.
از نمونه خدماتی که دفترفنی در زمینه صورت وضعیت ارائه می‌دهد میشود به موارد زیر اشاره کرد:
• تهیه صورت‌وضعیت‌های موقت و قطعی پروژه با نرم‌افزارهای تدبیر و تکسا و …
• تهیه صورت وضعیت تعدیل و مابه‌التفاوت
• تهیه و تنظیم صورت وضعیت با استفاده از دستورکارها، صورت مجالس و …
• تهیه و تنظیم صورت وضعیت و اعمال شرایط عمومی و خصوصی پیمان
2.2.3. تهیه اسناد شرکت در مناقصه
باتوجه‌به اینکه بخش عمده‌ای از کارهای ساختمانی توسط سازمان‌ها یا شرکت‌ها از طریق مناقصه به پیمانکاران ذی‌صلاح واگذار می‌گردند، لذا چگونگی تهیه اسناد پیشنهاد قیمت برای شرکت در مناقصه از اهمیت ویژه‌ای هم در زمان مناقصه و هم در زمان اجرای کار برخوردار است. برای مثال یک اشتباه کوچک مانند وجود تناقض در اسناد، می‌تواند پیمانکار را از گردونه رقابت خارج سازد؛ همچنین در زمان اجرای کار در صورت بروز اختلاف در آیتمی از قرارداد ممکن است به آنالیزهای پیشنهادی پیمانکار رجوع گردد، در این مورد نیز اگر آنالیزها به‌درستی تهیه نشده باشند ممکن است پیمانکار دچار ضرر هنگفتی گردد.
3.2.3. برآورد قیمت در مناقصات
شفافیت در ردیف‌های فهرست مقادیر و اسناد مناقصه، عامل مهمی برای آنالیز دقیق و برآورد قیمت از سوی پیمانکاران می باشد. به‌طورکلی هرچه موارد یاد شده دقیق‌تر باشند آنالیز قیمت واقعی‌تر خواهد بود و برآورد قطعی‌تر انجام خواهد شد، بااین‌وجود معمولاً برآوردهای ضمیمه شده به پیمان از چنین دقتی برخوردار نیستند و قراردادها را با افزایش مقادیر و الحاقیه روبه‌رو می‌کنند. درهرصورت اساس شرکت در مناقصات، مطالعه دقیق اسناد و خواسته‌های کارفرماست. دفترفنی پس از بررسی اسناد و استخراج اطلاعات لازم، به مقایسه ردیف‌های ارائه شده با قیمت روز پرداخته و با لحاظ‌کردن ضرایب سود و بیمه و مالیات و … و تقسیم قیمت تمام شده به قیمت فهرست مقادیر، ضریب قرارداد را در طیف مینوس، نت و پلوس محاسبه و ارائه می‌نماید.
لازم به ذکر است که بازدید از محل کار و زمین پروژه و بررسی شرایط محیطی و اجتماعی، برای تخصیص منابع موردنیاز کار قبل از اعلام قیمت، ضروری می‌باشد.
4.2.3. ارائه و دفاع از صورت‌وضعیت‌ها، آنالیزها، دستور کارها و صورت جلسات
عامل مهم توازن میان دخل‌وخرج یک شرکت، دفتر فنی آن است که صورت وضعیت کار انجام شده را تهیه و اخذ نموده و آن را تبدیل به وجه نقد می‌کند. ازاین‌رو تهیه صورت‌وضعیت‌های موقت و قطعی بر اساس پیشرفت فیزیکی پروژه، صورت‌وضعیت‌های تعدیل و مابه‌التفاوت مصالح، تنها کانال دریافت هزینه‌ها می‌باشد. صورتجلسات نیز از ارکان مهم این منبع دریافت‌اند. صورتجلسه و اخذ تأیید واحد نظارت و کارفرما در مورد عملیات‌هایی که پوشیده می‌شوند، یا خارج از دیدرس می‌باشند، الزامی است. در سایر موارد نیز بهتر است این امر انجام شود، از جمله صورتجلسه کلیه مصالح ورودی به کارگاه که توجه به این امر تسریع در رسیدگی به صورت وضعیت‌ها و سرعت در انجام کار را به همراه خواهد داشت.
بدیهی ست هر صورتجلسه براساس یک دستورکار تنظیم می شود، بنابراین ذکر شماره ی دستور کار و تاریخ ابلاغ آن در صورتجلسات به روند رسیدگی کمک شایانی می کند. به دلیل نظرات متفاوت، اختلاف دیدگاه ها، ارقام على الحساب و…. پس از ارسال صورت وضعیت ها دفاع از آنها اهمیت می یابد. تهیه، دفاع و پیگیری، ارکان مهم سرفصل ذکر شده محسوب می شوند و همچنین برای بررسی صورت وضعیت های قطعی، تشکیل دفترچه ای حاوی مجموع صورتجلسات، دستورکارها، صورتجلسات ورود مصالح به کارگاه و فاکتورهای خرید الزامی است.
5.2.3. تهیه و تنظیم لایحه تأخیرات
وجود کارشناسان مجرب، کاردان و آگاه به مسائل فنی و حقوقی از بسیاری از دعاوی و شکایات مابین کارفرمایان و پیمانکاران در پروژه‌های عمرانی جلوگیری می‌کند. عدم دقت در تنظیم قراردادها موجب اتلاف زمان و هزینه‌های بسیاری در یک پروژه می‌گردد. هر عاملی که سبب بروز اختلال در تعهدات مندرج در قرارداد میشود، احتمالاً توسط پیمانکار در معرض ادعا قرار خواهد گرفت؛ به‌عبارت‌دیگر چون پیمانکار در یک مدت زمانی سودی را برای خود پیش‌بینی نموده، هر عاملی که اصل سود در این فرجه زمانی را تحت شعاع قرار دهد، ادعاهایی را برای پیمانکار به وجود خواهد آورد. از طرفی باتوجه‌به ارزش زمانی پول، ادعاهای مالی پیمانکار ممکن است به‌واسطه کاهش ارزش پولی باشد که انتظار دارد در طی دوره قرارداد برای وی حاصل آید.
بر اساس تعریف پیمان، پیمانکار متعهد به انجام موضوع باکیفیت معلوم در طی مدت زمانی مشخص و بر اساس قیمت خاصی است؛ لذا با بررسی همین تعریف، می‌توان چنین استنباط کرد که اگر هر یک از عوامل اصلی پیمان دچار تفاوت شود، می‌تواند ادعای پیمانکار را سبب شود. به‌عبارت‌دیگر تغییر در زمان، تغییر در شرایط موضوع پیمان و در نهایت تغییر در قیمت توافق شده در پیمان خود همگی عامل این ادعاها خواهد بود.
نکته مهم در این قضیه درنظرداشتن این مسئله است که این ادعاها خود ممکن است وارد یا ناوارد و صحیح یا ناصحیح باشد. علت اصلی ادعاهای پیش‌آمده را در دو عامل می‌توان خلاصه نمود. این دو عامل به یکدیگر وابسته‌اند و بر هم تأثیرات مهمی نیز می‌گذارند.
- تغییر
- تأخیر
این دو عامل در نهایت افزایش زمان و هزینه را به دنبال خواهد داشت و افزایش هزینه نیز ادعای مالی را سبب میشود.
اقتضای طبیعت اجرای موضوع پیمان به‌گونه‌ای است که عامل زمان در آن تأثیر به سزایی دارد. معمولاً زمان تکمیل پروژه، جنبه مهمی از قرارداد پروژه است. به‌طورکلی، کارفرما نیاز خاصی به پروژه دارد و ممکن است به ترتیبات و توافق‌های خاصی برای استفاده از تسهیلات کامل شده در تاریخی خاص اقدام کرده باشد.
نکته مهم این است که پیمانکار ممکن است ادعای به‌ظاهر مالی در خصوص زمان نداشته باشد اما تمدید زمان برای پیمانکار مهم است. چرا که از نظر پولی به نفع اوست، زیرا از لزوم سرعت بخشیدن به کار که پرهزینه است، جلوگیری می‌کند، یا آنکه ممکن است لزوم رجوع به وجه التزام (خسارت عدم انجام تعهد به‌موقع) را از بین برد. حتی اگر چنین به نظر برسد که پروژه می‌تواند در زمان پیش‌بینی‌شده به اتمام برسد، عاقلانه است که راه‌های قانونی تمدید زمانی را جستجو کند.
این‌گونه تمدیدهای زمانی، حتی اگر لازم به نظر نرسند، فرصتی باارزش ایجاد می‌کنند که پیمانکار بتواند در صورت بروز هرگونه تأخیر غیرموجه بعدی از آنها استفاده کند. در کلیه قراردادهایی که ایفای تعهد، منوط است به انجام کار در مدت معین تأخیر در انجام کار، قطعاً خساراتی را برای طرف مقابل به وجود می‌آورد. از این منظر زمان ایفای تعهد اهمیت زیادی در این نوع قراردادها دارد.
پیمان از جمله قراردادهایی است که اجرای موضوع آن در مدت معین از اهمیت فراوانی برخوردار است. اما عامل قسمتی از اختلاف‌ها ناشی از تأخیرهایی است که تقصیر حداقل بخشی از آن به عهده کارفرماست. اگر پیش‌بینی پرداخت خسارت تأخیر در قرارداد نیامده باشد، پیمانکار امکان مناسبی برای دریافت جبران خسارت تأخیرهای مربوط به کارفرما را دارد.
شناخت انواع تاخیرات در این بین اهمیتی ویژه دارد. انواع تاخیرات و دلایل آن در طول حیات پروژه را می‌توان به سه گروه زیر تقسیم کرد:
1-تأخیرهای حاصل از اقدامات پیمانکار یا کارگزاران پیمانکار
2-تأخیرهای حاصل از اقدامات کارفرما یا کارگزاران کارفرما
3-تأخیرهای حاصل از عمل قوای قاهره یا خارج از کنترل طرف‌های پیمان
6.2.3. تهیه کِلِیم (ادعاهای پیمانکار -Claim)
معمولاً در هر نوع قرارداد و اسناد منظم به آن ابهاماتی وجود دارد که جای ادعا را برای ارکان پیمان باز می‌گذارد. این ابهامات منجر به اختلافات بین کارفرما و پیمانکار طرح‌های عمرانی میشود. ادعا ابزاری برای اثبات حقی جهت جبران هزینه‌ها یا زمان تحمیل شده خارج از قرارداد و اثبات مالکیت زمان و هزینه است. ابتدا خواست‌هایی از سوی یکی از ارکان پیمان مطرح میشود.
درصورتی‌که این خواست‌ها مورد توافق طرف مقابل قرار نگیرد، جرقه اختلاف زده میشود که پیامدهای نامطلوبی به دنبال دارد ازجمله وقفه در انجام کارها، کم‌شدن انگیزه گروه‌های درگیر در پروژه، خدشه‌دار شدن روابط کارفرما و پیمانکار صرفه هزینه زمان و انرژی زیاد طرفین. نمونه‌ای از مواردی که یک کارشناس امور قراردادها می تواند از آن ها به‌منظور تهیه کلیم استفاده کند در ادامه آورده شده است.
• وجود داشتن معارض در زمین تحویلی به پیمانکار مثلاً شخصی حقیقی یا حقوقی ادعای مالکیت نسبت به تمام یا بخشی از محل احداث پروژه را بنماید یا مکان مورد نظر را در تصرف خود در آورد که در این صورت پیمانکار تقاضای ضرر و زیان خواهد نمود.
• عدم وجود اعتبار عمرانی لازم جهت پیشرفت فیزیکی متناسب با برنامه زمانبندی تصویب شده. ادعای پیمانکار به هنگام عدم تخصیص ریالی لازم جهت تداوم پروژه زمانی قابل بررسی و پذیرش است که صورت وضعیت تائید شده اما پرداخت نشده ارایه نماید. یعنی صحت وقوع عملیات و طلبکار بردن مجری بواسطه سندهای موجود در ذی حسابی دستگاه کارفرما (البته پرداخت نشده) تائید شود. بدین ترتیب تقاضای افزایش زمان قرار داد و تبدیل طویل المدت و ضرر و زیان شامل حال پیمانکار میشود.
• اشتباه یا ناقص بودن برآورد اولیه و در نتیجه، عدم تطابق کار فیزیکی انجام متره با آیتم‌های مورد قرارداد.
• اشتباه بودن نقشه‌های اجرایی در صورتی که در بازبینی پیمانکار به رویت و گزارش او و تقاضایش جهت رفع نقیصه رسیده باشد. این ادعا در صورتی است که مورد فوق اصلاح نشود و انجام طرح به هر نحو موجبات خرابی یا ایراد خسارت را فراهم نماید.
• افزایش سقف قرارداد این افزایش به نحوی که از ۲۵ % مبلغ اولیه پیمان تجاوز نماید، می‌تواند موجب عدم پذیرش انجام ادامه عملیات با قیمت قبلی باشد که به هر نحو به ضرر پروژه خواهد بود، مگر در موارد خاص که طرفین از ابتدا نسبت به موضوع اشراف و توافق داشته باشند.
• عدم ابلاغ بموقع دستور کار کارگاهی جهت رفع مشکلات فنی و یا پاسخ خارج از موعد به مکاتبات و پرسش های کتبی پیمانکار.
• شرایط نامطلوب جوی این شرایط می‌تواند گریزی برای افزایش سقف زمانی قرار داد باشد.
• عوامل مخرب طبیعی مثل زلزله.
• گویا نبودن و عدم تفهیم کامل پیمانکار در رابطه با جزییات فنی و اجرائی و مصالح مورد نیاز در طرح.
• وجود نواقص در شرایط خصوصی پیمان و مفاد قرار داد.
• عدم پیش بینی بوروکراسی اداری در سر راه پروژه از جمله گرفتن مجوزهای لازم جهت تحویل کارگاه به پیمانکار و اخذ استعلام‌های لازم از سازمانهای مختلف از جمله (آب- برق- فاضلاب- گاز- راه و …).
• عدم مطالعه دقیق موانع موجود بر سر راه پروژه و عدم لحاظ آن در برآورد کارها، به عنوان مثال در قرارداد مشخص نشده باشد که تهیه آب. برق و ایجاد راه دسترسی به محل پروژه به عهده کارفرما است یا پیمانکار.
• مشخص نبودن دقیق نوع و جنس و رنگ مصالح.
• تاخیر کارفرما در عقد و ابلاغ قرار داد و عدم تحویل به موقع زمین محل اجرا به پیمانکار.
• عدم بازدید پیمانکار از محل پروژه قبل از عقد قرارداد و بررسی امکانات و موانع احتمالی و ندیدن آن موانع در احجام و مبالغ برآورد.
• به روز نبودن صورت جلسات و دستور کارها و ثبت به موقع وقایع در کارگاه این مورد موجب ادعاهای فراوان در کار میشود.
• عدم حضور به موقع ناظر پروژه در کارگاه و ارائه دستور کارهای لازم این مورد باعث اجرای کار به شکل سلیقه‌ای و تخریب کار پس از اجرا میشود.
• عدم ویا تأخیر صدور حواله یا تحویل مستقیم مصالح مورد تعهد کارفرما و مصالح انحصاری دولت.
• درخواست پیمانکار جهت استفاده از مصالح مشابه قید شده در فهرست بهاء و ادعای متعاقب آنها مبنی بر اضافه پرداخت برای مصالح مصرفی خارج از قرارداد یا فهرست بهاء.
• ادعا به واسطه عدم پیش بینی‌های لازم در نقشه و عدم هماهنگی بین سازه – معماری – تاسیسات.
• اجرای عملیاتی، خارج از قرارداد فی مابین (اضافه کارها و دستورکارهای مازاد برقرارداد).
• بروز حوادث ناشی از عدم رعایت ایمنی و تعطیلی کارگاه و ادعای تطویل برنامه زمان بندی.
• تغییر کلی نقشه در حین کار نظیر ارتقاء در سطح و ارتفاع پروژه.
• استفاده از مصالح و ابزار غیر از مصالح و ابزار قید شده در قرارداد.
• عدم ارایه راهکار مناسب در مقاطع بحرانی از سوی کارفرما.
• عدم ابلاغ و ارائه به موقع نقشه‌های اصلاحی.
• هر نوع تغییر در نقشه حتی با اعمال اجرای تغییری معادل با اصل.
• تغییرات سیستم اجرایی به حالتی غیر رایج به واسطه غلبه بر شرایط طبیعی محل (عوامل محیطی).
• تخریب های طبیعی (ناشی از عوامل طبیعی) پس از اجرای عملیات اولیه و تائید دستگاه نظارت و ساخت مجدد به این واسطه.
• خسارت مالی پیمانکار بر اثر حریق، سرقت و حوادث مشابه در صورتی است که حفظ کارگاه در برابر مسائل فوق به عهده دستگاهی غیر از پیمانکار باشد.
• اضافه کاریهای انجام شده براساس بازدیدهای دستگاه نظارت.
• عدم ارائه به موقع منابع تامین مالی پروژه مورد تعهد کارفرما، به پیمانکار نظیر سررسید وام‌ها.
• عدم هماهنگی لازم در خصوص پیش فروش های مربوط به پروژه و تعهدات مشابه، مورد تعهد کارفرما.
• ادعا در خصوص افزایش حق السهم و یا حق‌های مشابه به واسطه تغییر متراژها در عمل.
• تغییر کلی در سیستم قرارداد در حین اجرا نظیر تغییر از قرارداد پیمانکاری به قرارداد مشارکتی یا پیمان مدیریت و مشابه.
• ادعای پیمانکارهای جدید در خصوص در صد پیشرفت فیزیکی کارهای نیمه تمام و تحویل گرفته شده.
• ادعا در خصوص اضافه کاریهای انجام شده در کارهای نیمه تمام و کارهای دوباره انجام شده.
• وجود مسائل حاد اجرائی مستتر در ابتدای رویت نظیر وضعیت زمین- آب گرفتگی- لغزش و … و عدم پیش بینی در نقشه.
• توقف پروژه به علل مختلف: مشکل مالی پروژه، توقف از سوی نهادهای اداری و حقوقی خارج از قرارداد و ….
• مشکلات فراکارگاهی پروژه نظیر مشکلات حقوقی پروژه با همسایگان و مالکین.
• ادعا در خصوص مقادیر و مصالح پای کار.
• اعمال ضرایبی نظیر صعوبت، ارتفاع و … علاوه بر ضرایب اعمال شده به صورت وضعیت توسط کارفرما.
• اعمال آیتم‌های غیر مرتبط فهرست بهاء با سفسطه و استفاده از آیتم‌های فاقد صورت جلسه (در صورت نیاز).
• استفاده از شاخص‌های بزرگتر به جای شاخص‌های اصلی در صورت وضعیت.
• منظور کردن دو یا چند باره آیتم‌ها در صورت وضعیت‌ها و به صور و تفسیرهای مختلف.
• مناسبات و مناقشات پشت پرده پیمانکار با دستگاه نظارت.
• ادعاهای پس از فسخ قراردادشامل زمان بیکاری ماشین آلات، فعالیت‌های راه اندازی، هزینه‌های تحقیق در مورد پروژه و شرکت در مناقصه، مخارج بالاسری قابل انتساب به فسخ پروژه، مخارج حسابداری و حقوقی مربوط به آماده سازی دعاوی، هزینه‌های پیمانکاران جزء که پرداختی در مورد آنها صورت نگرفته است، هزینه‌های واقعی نیروی کار بیکار مانده چنانچه نوقف کار پیش از تاریخ فسخ بوده باشد، و هرگونه هزینه یا خسارت دیگری که پیمانکار گمان می‌کند به ازای آنها باید بازپرداخت جبرانی انجام گیرد.
• مسائلی مانند اعتصابات و شورش‌ها و تعلیق قرارداد یا پروزه. در موارد فوق نکته‌ای نیز باید مورد توجه مدیر قرار گیرد،هر گونه مکاتبات پی در پی مبنی بر وجود مشکلات و پاسخ طلبیدن مکرر، همگی برای یک مهندس مدیر، هشدار‌های خوبی برای تشخیص تمایل طرف قرارداد به ادعا کردن است.
3.3. کارشناس امور قراردادها و صورت وضعیت پیمانکاران
یکی دیگر از جایگاه های شغلی که در حوزه دفترفنی می توان نام برد، کارشناس امور قراردادها و صورت وضعیت پیمانکاران است که وظیفه شناسایی و معرفی پیمانکاران مستعد برای اجرای پروژه به بهترین شکل ممکن و عقد قرارداد با آن ها و همچنین نظارت مستمر بر اجرای عملیات توسط پیمانکاران از وظایفی است که یک کارشناس امور قراردادها و صورت وضعیت پیمانکاران باید انجام دهد؛ در ادامه برخی دیگر از وظایف این جایگاه شغلی نیز ذکر شده است:
1.3.3. رسیدگی به‌صورت وضعیت پیمانکاران جزء
تفکر عمومی دراین‌خصوص آن است که دفتر فنی می باید به تهیه صورت وضعیت کار انجام‌شده پیمانکار جزء مبادرت ورزد؛ اما اصولاً دفترفنی تنها تأییدکننده صورت‌وضعیت‌های تهیه شده توسط خود پیمانکار جزء می‌باشد. تهیه صورت‌وضعیت‌ها به عهده کننده کار است تا علاوه بر جلوگیری از سوءتفاهم‌های احتمالی، روند دریافت وجه کارهای انجام شده آسان شود. در مورد کارهای ناتمام، دفترفنی می‌تواند مقادیری را به‌عنوان علی‌الحساب به تأیید برساند، اما صورتجلسه کردن کارهای انجام شده از حجم بررسی و تأیید هر باره خواهد کاست.
2.3.3. سایر وظایف
• شناسایی و معرفی پیمانکاران مستعد برای پروژه
• تهیه قرارداد پیمانکاران جزء پروژه
• استعلام قیمت ها و ثبت فعالیت های فاکتوری پیمانکاران
• کنترل مستمر بر حسن اجرای عملیات پیمانکاران
• تهیه لیست کارکرد پیمانکاران و اندازه گیری های لازم برای تهیه و کنترل صورت وضعیت پروژه
• تهیه گزارشات مالی و فنی و فصل مشترک پیمانکاران به صورت دوره ای
4.3. کارشناس کنترل پروژه
ما قصد داریم تا با وظایف مرتبط با یک کارشناس کنترل پروژه که عضوی تأثیرگذار در یک دفتر فنی بشمار می‌رود آشنا شویم، یک کارشناس کنترل پروژه، به هنگام ارزیابی‌ها، ارائه پاسخ برای حل مشکلات و تصمیم‌سازی در کنار مدیر پروژه است و به او کمک می‌کند تا به طور کامل در جریان روند پیشرفت پروژه خود قرار گیرد و در مواقع نیاز پیشنهاداتی در راستای بهبود شرایط ارائه دهد.
این کارشناس باید از نزدیک با محدودیت‌ها، زمان‌بندی‌ها، بودجه و موارد مالی در ارتباط باشد تا اطمینان حاصل کند که این موارد مطابق با برنامه و به‌خوبی پیش می‌روند و در غیر این صورت بتواند با ارائه مستندات کافی به سرپرست دفترفنی گزارش دهد. گاهی لازم است تا کارشناس مربوطه به کارگاه رفته و از جزئی‌ترین موارد اجرایی بازدید کند، او باید در جریان تمامی اتفاقات رخ‌داده در پروژه باشد.
1.4.3. کنترل پروژه
همانطور که از اسم این جایگاه شغلی مشخص است، یکی از وظایف مهم کارشناس کنترل پروژه که بخشی بسیار وسیع و گسترده است، کنترل پروژه خواهد بود. حوزه‌های اصلی که این کارشناسان بر آنها تمرکز خواهند کرد شامل حوزه زمانبندی، بودجه و هزینه پروژه می‌باشد. کارشناس کنترل پروژه با همکاری تیم اجرایی و دیگر افراد دفترفنی به تهیه ساختار شکست کار، برنامه زمانبندی و تخصیص بودجه به بسته‌های کاری پروژه می‌پردازند. نیاز است تا کارشناس مربوطه در بازه‌های زمانی ابلاغ شده از سوی مشاور و کارفرما، به به‌روزرسانی (Up to Date) برنامه زمانبندی پروژه بپردازد و یا در موارد مشخص شده که تغییراتی تأیید شده در پروژه وجود دارد، با همکاری مدیران به تهیه برنامه جبرانی و یا تغییر آن بپردازد.
به‌طورکلی وظایف کارشناس کنترل پروژه در این بخش به شرح زیر است:
• تهیه و کنترل و به‌روزرسانی برنامه زمانبندی
• کنترل راندمان منابع نیروی انسانی و ماشین‌آلات
• کنترل و هماهنگی برای رفع ایرادات اوراق آزمایشگاهی
• کنترل کیفی کلیه فعالیت‌های پروژه مطابق فرایند و طرح‌های کیفی از طریق بررسی سوابق و بازدیدهای کارگاهی
• کنترل کیفیت مصالح داده شده به پروژه و انطباق آن با مستندات و مشخصات فنی
• کنترل هزینه و درآمد فعالیت‌ها مطابق قرارداد
2.4.3. بررسی جوانب کاری جهت تهیّه برنامه زمان بندی
معمولاً در پروژه‌هایی که از زیرمجموعه‌های متعددی تشکیل شده‌اند، اجرای کار بر اساس نیاز کارفرما مطرح و در گراف های زمانبندی پیش‌بینی میشود. بررسی جبهه‌های کاری ازاین‌جهت و با توجه به امکانات اجرا و پیش‌نیازهای اجرایی و شرایط کار، از وظایف دفترفنّی به شمار می‌رود. همگام با انتخاب جبهه‌ها اولویت‌بندی آنها، بحث راهکارهای اجرایی مطرح میشود که در آن، وضعیت، روش‌های انجام و پارامترهای مختلف فنّی و اجرایی بررسی، و نتایج به واحد کنترل پروژه جهت ارائه گراف انتقال داده خواهد شد.
5.3. کارشناس کنترل اسناد و بایگانی
واژه DCC مخفف عبارت Document Control Center و به معنای مرکز کنترل مدارک می‌باشد؛ بنابراین نام یک بخش سازمانی است. سازمانهای پروژه محور بیشترین متقاضیان مرکز کنترل مدارک می‌باشند. در بین سازمانهای پروژه محور نیز شرکت‌های مهندسین مشاور که معمولاً نقش طراح را در پروژه‌ها دارند، در رأس می‌باشند. یک بخش سازمانی است که با کمک بخش مهندسی پروژه یا سازمان و بخش برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، لیست مدارک پروژه را استخراج می‌نماید؛ سپس برنامه‌ای برای تولید، پیگیری و کنترل مدارک مهندسی ارائه می‌نماید. تهیّه گزارش‌های کنترل مدارک (DCC Report) از وظایف کارشناس DCC محسوب میشود.
در پروژه‌ها، مدارک و مستندات بسیاری تولید میشود که کنترل فرایند تولید تا نهایی‌سازی مستندات و مدارک پروژه، وظیفه واحد DCC می‌باشد. در واقع، سؤالاتی در خصوص فاز مهندسی پروژه‌ها مطرح است که پاسخ آن ها را DCC دارد. از جمله این سؤالات، می‌توان به موارد زیر اشاره داشت:
• چه مدارکی باید در ماه آتی تولید شود؟
• چه مدارکی نیاز به بازبینی دارد؟
• چه مدارکی مورد تأیید کارفرما است؟
• چه مدارکی در هفته گذشته تولید شده است؟
• چه مدارکی در هر دیسیپلین یا بخش باید تولید شوند؟
• چه مدارکی در دست بررسی کارفرما است؟
از مجموعه وظایف کارشناس DCC می توان به موارد زیر اشاره کرد که در ادامه به بررسی آن ها پرداخته شده است:
1.5.3. مستندسازی پروژه
مستندسازی یکی از وظایف دفترفنی پروژه است که می‌تواند ابزاری قدرتمند در جهت تصمیم‌سازی و همچنین یادگیری سازمانی باشد. تمامی فعالیت‌ها و وقایع پروژه از ابتدا تا انتها باید به‌صورت مناسب و تفکیک‌شده مستندسازی شود. اهمیت وجود مستندات در گام‌های بعدی پروژه مشخص خواهد شد، ممکن است از این مستندات هنگام طرح دعاوی و یا ارائه لایحه تأخیرات استفاده کرد.
برای مثال هنگامی که ناظر و پیمانکار در مورد روش اجرای یکی از مراحل کار که هم‌اکنون پوشیده شده است و دیگر قابل تشخیص نیست به توافق نرسند، مشاور معتقد است که پیمانکار مطابق با دستورالعمل ابلاغی، کار را اجرا نکرده است، در این زمان کارشناس با ارائه تصاویر ثبت شده از مراحل اجرای کار و یا نقشه‌های اجرایی و یا صورت‌جلسه‌ها به‌راحتی می‌تواند گفته‌های خود را ثابت کند.
مستندسازی در پروژه‌ها شامل موارد زیر می‌باشد:
• بررسی مستندات اولیه پروژه در زمان شروع و مقایسه با استانداردهای موردنیاز و پیشنهاد اصلاح در صورت لزوم
• تهیه، تنظیم و بایگانی مکاتبات پروژه
• بایگانی مدارک و سوابق فنی مطابق دستورالعمل مستندسازی
• بررسی و مستندسازی عملکرد پیمانکاران جزء
• مستندسازی اوراق آزمایشگاهی و مدرک کنترل کیفیت
• بایگانی، کنترل و مستندسازی سوابق نقشه‌هایی چون ساخت
• پیگیری و به‌روزرسانی مستندات برون‌سازمانی مانند بخشنامه‌های مربوط
• مستندسازی فعالیت‌های انجام‌شده در قالب صورتجلسات انجام کار
• مستندسازی تغییرات دستور داده شده در قالب دستور کارها
• مستندسازی مبالغ کار انجام‌شده در قالب صورتجلسه کارکردها
• مستندسازی برای تحویل کارهای به اتمام رسیده
• مستندسازی دلایل تأخیرات به وجود آمده
• مستندسازی وقایع روزانه اتفاق افتاده در پروژه
• مستندسازی تعارضات به وجود آمده برای طرح دعاوی
2.5.3. انجام مکاتبات فنی
معمولاً کلیه مکاتبات پیمانکار از طریق دستگاه نظارت صورت می‌پذیرد و از میان طیف وسیع نامه‌ها، انجام مکاتبات فنی جزو شرح وظایف دفترفنی قرار می‌گیرد. در این مکاتبات علاوه بر ذکر شماره و تاریخ ثبت در دفتر اندیکاتور و بایگانی مراتب بر اساس زیر پروژه‌های تعریف شده، می‌بایست شفافیت معنا و اشاره به مستندات قبلی رعایت گردد. درج تاریخ‌نامه‌ها به‌منظور جبران بعضی از تأخیرهای حادث شده، از موارد الزامی است. توجه به این نکته ضروری است که اغلب نامه‌های رسیده فنی از سوی دستگاه نظارت، جنبه دستورکار داشته و نزدیکی زیادی بین این نامه ها و دستورکارها وجود دارد، اما باید توجه داشت که فرق بین دستورکار و این نامه ها، تأییدیه کارفرما می باشد که باید در اسرع وقت نامه های فنی به فرم دستورکار انتقال یابد و به تأیید دستگاه نظارت و کارفرما برسد تا دستور کار واقعی تلقی شود.
3.5.3. تهیه اردرهای موردنیاز پروژه
پس از ابلاغ فرمت و فرم‌های مربوط به پروژه از طرف مشاور و بایگانی آنها بر اساس کدفرم ها نسبت به موضوع عملیات، أردرهای مرتبط تهیه می‌شوند. آردرها معمولاً شامل سه نسخه کروکی از محل و مجموعه فرم‌های خاک‌برداری، بتن‌ریزی، نصب و غیره می‌باشند. کلیه مشخصات هندسی نیز از سوی نقشه‌بردار واحد نظارت و کنترل روی کروکی‌ها انتقال داده خواهند شد. درج اعداد نقشه و مقادیر ویژه از سوی پیمانکار و اعداد کنترل شده توسط واحد نظارت در این کروکی‌ها از اهمیت خاصی برخوردار است.
پس از کنترل نقشه‌بردار، واحد نظارت ضمن بازدید از محل و عملیات انجام شده، به تأیید موارد اجرایی، تلورانس‌ها و صحت اجرا می‌پردازد. عملیات بعدی منوط به اخذ تأیید این فرم‌ها توسط واحد نظارت است. بهتر است نسخه مربوط به پیمانکار، پس از دریافت بر اساس زیرپروژه‌ها بایگانی شود. یک نسخه از اوراق مذکور در پایان کار تحویل کارفرما خواهد شد. مجموعه فرم های تأیید عملیات و مجوز، طیف وسیعی را در برمی‌گیرد که در اینجا تنها به چند مورد از آنها اشاره میشود:
1- فرم صورت‌مجلس تحویل زمین، و تجهیز کارگاه
۲- فرم صورت مجلس تحویل کارگاه به پیمانکار
٣- فرم درخواست پیاده کردن زمین و نقاط ربط محورها
۴- تحویل زمین و نقاط ربط محورها
۵- مجوز اجرای عملیات خاک‌برداری
۶- گواهی تحویل محل خاک‌برداری شده به مجری عملیات بعدی
۷- درخواست کنترل نقشه‌برداری از عملیات اجرایی
۸- تأییدیه زمین‌شناسی
۹- مجوز بتن‌ریزی مگر
۱۰- مجوز پوشاندن عملیات خاتمه‌یافته
۱۱- برگ بتن‌ریزی
۱۲- برگ درخواست آزمایش بتن
۱۳- تأیید عملیات اجراشده و تحویل جهت اجرای کارهای بعدی
۱۴- مجوز اجرای تأسیسات مکانیکی، برقی، اسکلت و..
4.5.3. تنظیم و مدیریت آرشیو و بایگانی فنی
واحد بایگانی مهم‌ترین عامل نظم‌دهنده در سیستم دفتر فنی است، ازاین‌رو تدارک سامانه‌ای مرتب جهت بایگانی ضروری است. انتخاب و به‌کارگیری این سیستم‌ها را می‌توان در کتب بایگانی یا دوره‌های آموزشی موجود مربوطه فراگرفت. رئوس مهم‌ترین مشخصه‌های یک بایگانی صحیح، تفکیک، نظم و آسانی دسترسی به مدارک است. کلیه نقشه‌ها، نرم‌افزارهای مرتبط با پروژه، کتاب‌ها و نشریات و اطلاعات پروژه باید به طور مجزا بایگانی و کدگذاری شوند. افزون بر آن، ورودی‌ها و خروجی‌های دفتر فنی، هرچه که باشند، باید با شماره و تاریخ ثبت شوند. حتی نقشه‌هایی که به پیمانکار جزء تحویل می‌شوند، بهتر است فهرست شده و کتباً به ایشان ابلاغ شوند. بایگانی اصولی به گونه ایست که ردیابی و پیگیری هر جزء بایگانی شده به‌سادگی انجام‌پذیر باشد.
براین‌اساس، بهتر است کلیه صورت‌جلساتی که برای اخذ تأیید به واحد نظارت و کارفرما ارسال می‌شوند، در پوشه‌ای به نام موقعیت صورتجلسات درج و پس از دریافت آن با ذکر تاریخ از ردیف‌های فرم حذف شوند. محسن این روش آن است که هر صورتجلسه در هر زمان قابل ردیابی است. شیوه مذکور را می‌توان برای دستور کارهای نظارت، دستورکارهای داخلی، درخواست مصالح و غیره به کار برد. در پایان، نمونه‌ای از زونکن‌های بایگانی معمول در شرکت‌های ساختمانی ارائه میشود، اما آنچه در امر بایگانی مؤثر، کمک شایانی به پروژه خواهد نمود، خلاقیت، ابتکار و سادگی در بایگانی کردن اسناد و مدارک است.
5.5.3. دریافت و طبقه‌بندی نقشه‌ها
تعداد نسخ نقشه‌هایی که به پیمانکار تحویل میشود، در شرایط خصوصی پیمان ذکر می‌گردد. این نقشه‌ها باید همراه با بارنامه و رسید تحویل ابلاغ شوند. نقشه‌های ابلاغ شده به‌شرط داشتن مهر اجرایی خواهند بود. پس از ثبت نقشه‌ها، می باید فرم ارسال نقشه یا مدارک فنی مطالعه شود. بارنامه‌ها معمولاً علاوه بر ارائه مشخصات کلی پروژه و زیر پروژه‌ها، محتوی شماره نقشه، بازنگری (Revision) ،تیپ و عنوان نقشه می‌باشد. شماره بارنامه و تاریخ ابلاغ مهم‌ترین اجزای بارنامه‌ها می‌باشند. پس از مطالعه و تطابق شماره‌های نقشه‌ها با شماره‌های عنوان شده در بارنامه، انتقال شماره و تاریخ بر روی تک‌تک نقشه‌ها ضروری است. فلوچارت عملیات دریافت و بایگانی نقشه‌ها در زیر ارائه شده است.
6.3. کارشناس BIM
BIM فرآیندی برای ترکیب اطلاعات و فناوری برای ایجاد یک نمایش دیجیتال از پروژه است که داده‌های منابع بسیاری را ادغام می‌کند و به موازات پروژه واقعی در جدول زمانی خود، تمام اطلاعات پروژه، از جمله مشخصات طراحی، ساخت ساز و اطلاعات عملیاتی را شامل میشود.
BIMمخفف Building Information Modeling به معنای مدل‌سازی اطلاعات ساختمان می‌باشد. بیم دارای قابلیت‌های مختلفی می‌باشند که هرکدام زیرمجموعه‌ای از سیستم کلی می‌باشند.
هر یک از این زیرمجموعه‌ها، به اصطلاح به عنوان یک بٌعد شناخته می‌شوند. با توجه به اینکه فناوری بیم بصورت یکپارچه تعریف نشده و به صورت سه‌بٌعدی شروع شده و به نسبت پیشرفت در دوره‌های مختلف ابعاد دیگر نیز به آن اضافه شده است، ترتیب این ابعاد با توجه به توسعه تدریجی آن است. با اضافه شدن بعدهای بیشتر در یک پروژه، دید و کیفیت بیشتری از اطلاعات پروژه خواهید داشت. دسته‌بندی این ابعاد بصورت موارد زیر می‌باشند:
3 بعدی (مدل سه‌بعدی سازه)
4 بعدی (برنامه‌ریزی زمان)
5 بعدی (محاسبات متره و برآورد پروژه)
6 بعدی (بهره‌برداری)
7 بعدی (تحلیل انرژی)
8 بعدی (ایمنی)
نمونه وظایف یک کارشناس BIM در دفترفنی می توان به موارد زیر اشاره کرد:
1.6.3. تهیه نقشه های شاپ مراحل مختلف
بحث نقشه‌های کارگاهی در تهیه و ساخت قطعات فلزی با عنوان Shap drawings مطرح می‌باشد. نقشه‌های شاپ بر اساس نقشه‌های اصلی قطعات تهیه می‌شوند. این نقشه‌ها شامل جزئیات دقیق‌تر و دیتایل های اجرایی تر با ذکر مواردی هستند که معمولاً در اجرای جوشکاری با سایر عملیات مشابه نهفته است، اما معمولاً در نقشه‌های اصلی دیده نمی‌شوند. مقیاس جزئیات ارائه شده معمولاً 1/5، 1/10 و … 1/25 است و مشخصات اتصالات و اجزا به طور کامل با ذکر ریزترین جزئیات کامل جوشکاری و دستورالعمل آن تهیه می‌شوند. علاوه بر موارد فوق، تهیه فهرستی از قطعات پوزبندی شده نقشه و برآورد وزن آن ضروری است. کلیه نقشه‌هایی که به‌این‌ترتیب تهیه می‌شوند، پس از تأیید واحد نظارت قابل‌اجرا خواهند بود.
2.6.3. تهیه نقشه های چون ساخت
نقشه‌های چون ساخت (As Built) به نقشه‌هایی گفته میشود که بر اساس کار اجراشده تهیه می‌گردند. این نقشه‌ها وضعیت سازه اجراشده و اطلاعات هندسی آن را در اختیار کارفرما یا بهره‌بردار قرار می‌دهند. این نقشه‌ها معمولاً در پایان کار به‌صورت دفترچه‌ای همراه با فرم پایان کار به واحد نظارت و کارفرما تحویل می‌شوند.
7.3. رابط فنی و اجرایی پروژه (QC)
دفترفنی باید به صورت مداوم با واحد اجرایی پروژه در ارتباط باشد. همانطور که دفترفنی به عنوانی مغز پروژه تعبیر می شود، واحد اجرایی نیز همانند ماهیچه ها می باشند که برای اجرای یک کار فرمان را از مغز دریافت کرده و عملیات را انجام می دهند؛ لذا وجود یک کارشناس به عنوان نماینده دفترفنی در محیط اجرایی به پیشبرد هر چه دقیق تر و صحیح تر کارها مطابق با ضوابط و نقشه های فنی امری ضروری است. از نمونه وظایف رابط فنی و اجرایی می توان به موارد زیر اشاره کرد:
1.7.3. پیگیری مسائل و مشکلات فنی با دستگاه نظارت و کارفرما
پس از شناسایی ابهامات نقشه‌ها، مشکلات طرح‌های اجرایی، پیشنهادهای احتمالی، تغییر روش‌ها و..، دفتر فنی علاوه بر مکتوب کردن موارد ذکر شده، مسائل را با واحد نظارت مطرح می‌نماید و آنها را به لحاظ موارد فنی و اقتصادی موشکافی و تا حصول نتیجه پیگیری می‌کند. تفسیر آزمایش‌های انجام شده توسط آزمایشگاه، می باید پس از تأیید واحد نظارت به اجرا در آید؛ همچنین طبق شرایط عمومی پیمان، تنها مواردی از سوی نظارت پذیرفتنی خواهد بود که آن را کتباً به پیمانکار ابلاغ کرده باشد.
2.7.3. اجرایی کردن نقشه‌ها
دفتر فنی موظف به بررسی نقشه‌های ابلاغ شده و اجرایی کردن آنها است. منظور از اجرایی کردن نقشه‌های ساده گزینی و قابل‌استفاده کردن نقشه‌ها برای عوامل اجرایی و کنترل‌های بعدی است و ازآنجاکه اغلب اشتباهات به دلیل اطلاعات ناقص روی می‌دهند، لازم است کلیه موارد مبهم نقشه‌ها کتباً از نظارت استعلام شود و پس از روشن شدن به تأیید آن واحد برسد. کنترل ابعاد، لیستوفرها، واحدها و اندازه‌ها قبل از ابلاغ دستورکار اجرایی به پیمانکار جزء، از وظایف کارشناس رابط فنی و اجرایی دفترفنی است.
عمدتاً نقشه یا کروکی اجرایی شده با لیستوفر یا دستورکار همراه است. این دستور کارهای اجرایی که به‌منظور اجرای عملیات تهیه می‌شوند، می باید از خصوصیاتی چون وضوح، سادگی، قابل‌فهم بودن، انتخاب واحدی یکسان برای اعداد و ذکر واحد انتخاب شده، مقیاس تعریف شده، مختصات، شمال نقشه و بالاخره شماره و تاریخ ابلاغ برخوردار باشند. کلیه نقشه‌های کارگاهی و دستور کارهای اجرایی، صرفاً با تأیید و امضای دفتر فنی قابل‌اجرا می‌باشند.
3.7.3. بررسی نقشه‌ها و اعلام احجام موردنیاز پروژه، به‌منظور کنترل پروژه و صورت‌وضعیت‌ها
پس از دریافت نقشه‌های کامل زیر پروژه‌ها و درخواست مصالح آنها، نوبت به برآورد دقیق‌تر احجام می‌رسد. این برآورد به‌عنوان اطلاعات پایه کنترل پروژه جهت تهیه گراف‌های زمانبندی، مورداستفاده قرار می‌گیرد. افزون بر این، برآورد یادشده می‌تواند عامل مقایسه با مقادیر منضم به پیمان باشد و در صورت‌وضعیت های موقت نیز مورداستفاده قرار گیرد. تفکیک و تقسیم‌بندی احجام درآمده در درجه اول منطبق با خواسته‌های کنترل پروژه و در درجه دوم منطبق با ردیف‌های فهرست‌بها انجام خواهد گرفت. احجام بررسی شده را می‌توان در فایلی با نام اطلاعات صورت وضعیت بایگانی نمود.
4.7.3. برآورد نوع و میزان مصالح موردنیاز در پروژه و درخواست آنها
پیش‌نیاز هر عملیات اجرایی، تهیه مصالح و تدارک نیروی کار، قبل از شروع عملیات است؛ بنابراین در خصوص کلیه نقشه‌ها پس از بررسی، برآوردی از میزان مصالح موردنیاز صورت می‌پذیرد و با اعمال درصدی جهت هدررفت، در برگ درخواست مصالح درج و درخواست میشود. برگ درخواست‌ها حاوی اطلاعاتی مانند عنوان کارگاه، محل مصرف، ردیف‌های درخواست شده، شماره نقشه‌ای که بر اساس آن درخواست صورت‌گرفته، شرح و مشخصات مصالح، واحد و مقدار می‌باشد.
درخواست‌ها پس از امضای دفتر فنی می باید به تأیید سرپرست کارگاه نیز برسند. معمولاً واحد تدارکات بر اساس استعلام‌های گرفته شده، نسبت به خرید مصالح بر مبنای مناسب‌ترین حالت موجود در بازار اقدام خواهد کرد. یک درخواست کامل به‌گونه‌ای است که پیش‌بینی زمان لازم برای خرید و حمل به کارگاه در آن مدنظر قرار گرفته باشد، و پیش از شروع عملیات اجرایی، مصالح موردنظر در پای‌کار تخلیه شده باشند.
5.7.3. سایر وظایف
• نظارت عملیاتی بر حسن اجرای عملیات
• ارائه راه حل فنی برای ایرادات و مشکلات اجرایی
• ارسال ایرادات و ابهامات به دفترفنی جهت طی فرایند فنی
• تطابق نقشه ها و اجرا و کنترل پیمانکاران
• تهیه گزارشات کنترل کیفیت پروژه
• تعامل با عوامل نظارت و کارفرما جهت حصول نتیجه کیفی صحیح
• هماری با عوامل اجرایی در جهت تدقیق کیفیت و کمیت اجرا
8.3. کارشناس نقشه‌برداری
کارشناس نقشه برداری با توجه به نوع پروژه می تواند یکی از جایگاه های شغلی مورد نیاز ذفترفنی باشد. این موقعیت شغلی بیشتر در دفترفنی پروژه های راهسازی که حضور مستمر نقشه بردار حائز اهمیت است وجود دارد اما در برخی پروژه های ساخت و ساز نیز بنابر نیاز پروژه می توان در دفترفنی از یک مهندس نقشه بردار و توانایی های آن بهره برد.
9.3. کارشناسان معماری، تاسیات الکتریکی و مکانیکی
با توجه به نوع پروژه و عظمت و گستردگی آن، دفترفنی می تواند شامل کارشناسانی نظیر معماری، تاسیسات الکتریکی، تاسیسات مکانیکی و … باشد که بنابر نیاز پروژه در قسمت های تحت تخصص خود به فعالیت بپردازند.
نتیجه گیری
پس همانطور که در ابتدای مقاله نیز به آن اشاره شد دفترفنی پروژه را از ابتدا تا انتها پیگیری و تغذیه می کند، همگام با اجرا پیش می رود و مراحل کار را کنترل می کند و سهل‌انگاری در تشکیل دفترفنی کامل و قدرتمند به ضرر پروژه تمام میشود؛ چون با ضعف یا نبودن دفترفنی نیازهای پروژه به‌موقع تأمین نمی‌شود و همه این ها لطمات جبران‌ناپذیری به پروژه وارد می‌کند؛ لذا بایستی به اهمیت دفتر فنی پروژه توجه کامل نمود.
کلمات کلیدی
protein structure-structure of d n a-structure of cells-synonyms for structure-structure of proteins-data structure-infra structure-structure-homologous structure-structure of a dna
